青色申告をスペシャル簡単にする方法!!実践編2 csvインポート、エクスポート 3/3
青色申告(複式簿記)をスペシャル簡単にする方法!! csvインポート、エクスポート 3/3
今回は実践編 入力なので、このページを最初に見られた方は是非こちらの2つのブログ記事をご覧ください。
プロローグ→ http://kantanaoiro.hatenablog.com/entry/01
実践編1 → http://kantanaoiro.hatenablog.com/entry/02
まずCSVで書き出したときにどのような表示になるか検証してみます。
この作業を行う事で、とても分かりやすくなります。
試しにいつもご使用されている入力がどのようなcsvに書き出されるか10個ぐらいで試される事お勧めします。
仮にデータを入力してcsvの書き出しをしてみる→csvデータの理解のため
ひとまずどのようなCSVができるか理解するため仮に入力して行きます。
初期設定) 銀行 新生銀行 残高30万円 売掛金として前年度 株式会社Aに3万円残っている状態 現金の残高は2万
と借りに設定しておきます。
テスト入力として 簡単にですが考えれる物を上げてみます。
- 銀行の入出金 (新生銀行) →預金出納帳
1/5 地代家賃 150,000
1/6 売掛金 株式会社Aからの振込 30,000円
- クレジットカードの引き落とし (新生銀行)→預金出納帳
1/10 通信費 携帯電話代 12000円
- 現金 (レシート入力)として →現金出納帳
1/15 接待交際費 外食 15000円
- 売掛金 として →売掛帳
1/31 株式会社Aに 請求書を出す。 28000円
弥生青色で見てみましょう。
預金出納帳 (銀行(請求書の入金も含む) クレジットカード)
※ 1/6日の売掛金は相手勘定科目に株式会社Aが入っている事 これがないと売掛金が合わなくなります。
現金出納帳 (現金)
売掛金 (請求書出したときに入力)
※ うえの補助科目タブを株式会社A
1/6に入金で売掛金が消えあらたに1/31日の請求書で28000円の売り掛けが発生しています。1/6日の分は預金出納帳に記載した時に自動生成された物です。
仕訳日記帳 (csv インポートエクスポート時に使用)
仕訳日記帳ですべての入力が表示されます。なのでCSVのインポートエクスポートは
仕訳日記帳から行います。
データのエクスポート
仕訳日記帳→ ファイル → エクスポート
でまずテキストファイルを生成します。 .txtの 拡張子を.csvにする事でエクセルで読み込めるようになります。
エクセルでcsvファイルを開く
エクセルで読み込んでみました。
まだ何がなんだか分かりませんよね。w
分かりにくいので項目をつけてみました。
小さすぎて全く分からないのでw
データ項目を書いて行きます。左から順番です。
- 識別フラグ → 必須
- 伝票No.
- 決算
- 取引日付 → 必須
- 借方勘定科目 → 必須
- 借方補助科目
- 借方部門
- 借方税区分 → 必須
- 借方金額 → 必須
- 借方税金額
- 貸方勘定科目 → 必須
- 貸方補助科目
- 貸方部門
- 貸方税区分 → 必須
- 貸方金額 → 必須
- 貸方税金額
- 摘要
- 番号
- 期日
- タイプ → 必須
- 生成元
- 仕訳メモ
- 付箋1
- 付箋2
- 調整 → 必須
→ 必須と書いた項目に抜けがあると読み込みエラーになります。
間違いを防ぐ方法として↓
csv形式は#をつけた行は読み込みをとばしてくれます。なのでこのようにしておくととても便利です。エクセルで色を付けて管理し、読み込ませるときにcsv保存すればOKです。
この作業をする事で大体どのデータが対応しているのか分かっていただけると思います。
では、どのようにデータをコピー&ペーストして行くか
あくまで私の場合ですが...
- 1の2000という認識フラグ 20、23、24、25はひたすらコピーです。w
- 2の伝票番号は空白でもOKです。(伝票番号は弥生の青色申告のほうでふり直す事ができます。) (弥生青色 メニュー→ツール→データのメンテナンス→伝票Noの再付番)
銀行、クレジットカードののcsvデータをコピーし
- 4.日付 (2013/1/10とかでも問題なく読んでくれます。 日付前後もバラバラでもok)
- 9. 借方金額
- 17. 適用
等にペースト
- 5.借方勘定科目と8.借方税区分に適切な物を入力
5と8は対応しているため、それにあった物を入力して行きます。 経費のコピペセットを作っておくと便利です。
- 同じようなところが多いのでひたすらコピペ作業
売り掛け等は青色申告のソフトから入力してもいいし、こちらのエクセルで処理しても問題ないです。
こつとしては自分の必要な項目を入力してみてcsvでどのような形式になるかという事を把握できれば後はとても簡単です。
最終的には銀行、クレジットカード、現金、売掛金とcsvをわけてもいいのですが、
一気に読み込んだ方が簡単なので上記で示した先頭に#を置きメモする事で、何のデータか把握できます。上から銀行、クレジット、現金、売掛金と一つのcsvデータで読み込める用にしています。
データのインポート
最後はできたcsvファイルを仕訳日記帳からインポートするだけです。
データが追加されてややこしくなるので、私の場合は仕訳日記帳ですべてのデータを消去してからいちから読み直しています。
(macのエクセルで制作したcsvデータは改行設定が異なっているためそのままでは読み込みエラーがおきます。高機能なテキストエディタ(私の場合はsakuraエディタ)で別名保存しその時改コードをCR+LFにしてください。)
弥生青色申告の良いところは、インポートのエラー理由をテキストファイルとして書き出してくれるところにあります。良くあるのが行がずれていたり、必須項目が抜けていたり。
レポートの内容を確認し、修正すればファイルの読み込みは成功します。
またまた長くなってしまいましたがいかがでしょうか?
ご自分のよく使う物をテストで入力しcsvで書き出す事でとても早く理解する事ができます。
最初慣れが必要ですが、是非試してみてください。
圧倒的に時短できるようになります。
※ 一度インポートしたデータは元に戻せないので必ずバックアップをとりましょう!
インポートしたデータの確認方法
- 月末の銀行の預金残高があっていますか?
- 売掛金は相殺されていますか?
- 現金残高はあっていますか?
- 残高試算表(集計→残高試算表)で変な数字はないですか?
等々確認していただき問題なければOKです。
追加
通信費など70%を経費として設定する場合
決算・申告→家事按分→ 振り分けたい項目の振り分け比率を入力
最後に 仕訳書き出しボタンを押すことを忘れずに。
決算書に反映されません。
やよい14では
※帳簿・伝票→家事按分振替
でも可能。
良くあるミス
弥生に取り込めない場合
- 行がずれている
- 必須項目にペースともれ
- 最初の#が抜けている
- 空白の何もない1行がある
残高が合わない場合
- 入金があった時の5借方勘定項目と6借方補助科目が5普通預金6銀行名になっていない。
- 入金があった時の11貸方勘定項目が、事業主借や売掛金になっていない
売掛金がゼロにならない
- 12借方補助科目に対応した企業名が入っていない。
わたしも最初のコピペ作業でインポートできなかったりいろいろあったのですが、上記のようなミスを何度か乗り越えると、ほとんどミスなしで行う事ができるようになりました。csvのインポートの良いところはコピペのミスをすぐに見つけれるとこにあります。
一度この読み込み方法を、今の時期になれておけば後は年末でOKだと思います。
分かりやすく書こうとしたため非常に長くなってしまいましたが、いかがでしょうか?
是非皆様お試しください。